Une belle synergie autour de la création du groupe « Communication » départementale
La création d’un comité de projet “communication” pour fédérer les équipes autour d’actions communes
Les MFR de Loire Atlantique ont souhaité créer un comité de projet COMMUNICATION, pour agir de manière opérationnelle en groupe sur cette thématique. Ce collectif a commencé à la rentrée 2020-2021, un an après, nous vous présentons le parcours de ce comité de projet communication.
La force du collectif pour valoriser l’image des MFR de Loire-Atlantique.
Pourquoi créer un comité de projet sur la thématique “communication” ?
Ce besoin de mutualiser la communication a été évoqué par les différentes MFR de Loire-Atlantique lors d’un audit d’image réalisé pour évaluer les forces et les faiblesses de ce collectif du 44. Interrogés pendant l’enquête ethno-marketing sur les pratiques en communication, les Directeurs des MFR-CFA et les équipes ont évoqué les besoins en communication et la possibilité de mettre des outils et des actions en commun.
La Fédération départementale a donc naturellement proposé de créer un groupe de communication regroupant un membre désigné par chaque MFR souhaitant participer à l’élaboration de ce nouveau collectif. Le collectif es accompagné par le directeur de la Fédération départementale des MFR de Loire Atlantique et la Secrétaire de Direction renforcé par un expert, prestataire extérieur, la Société DESJEUX CREATIONS (déjà à l’origine de l’audit d’image).
La genèse du comité de projet communication
En octobre 2020, les 11 membres se sont rencontrés lors du lancement du COMITÉ DE PROJET COMMUNICATION, animé par Alexis DESJEUX (consultant en communication) et Didier BRAS (acteur et coach en entreprise). Lors de cette journée, le groupe s’est découvert autour d’un atelier théâtralisé et a su lever les différentes barrières pour poser les premières pierres d’un projet commun.
L’objectif de cette journée de cohésion était triple :
- Permettre à l’ensemble du groupe « communication MFR 44 » de mieux COORDONNER LA COMMUNICATION de chaque MFR au service du collectif.
- FAVORISER L’ENTRAIDE ET LA SYNERGIE entre les MFR 44 pour valoriser l’IMAGE du réseau MFR auprès des publics cibles.
- Co-construire un plan d’action 2020-2021 et mettre en place des bonnes pratiques communes à toutes les MFR du 44.
Du statut professionnel, à la connaissance des supports de communication, les membres ont appris à se connaître et à s’écouter mutuellement afin de partager leurs points de vue et d’apporter des astuces et des solutions selon les niveaux de compétence de chacun.
A la suite de cette réunion, le groupe s’est retrouvé unis et défend un objectif commun : changer le regard sur les MFR, dynamiser et coordonner leurs communications.
Témoignages des participants au comité de projet communication
- J’ai apprécié travailler avec des collègues d’autres maisons. Nous ne nous connaissons pas forcément tous et n’effectuons pas tous les mêmes missions au sein de nos MFR. Certains sont formateurs, d’autre secrétaire, maîtresse de maison, chargée de communication, Directeur, … C’est cette richesse qu’a notre réseau qui fait notre force. Ligney Chloé, Chargé de communication
- La communication est souvent sous-estimée mais il est primordial d’y consacrer du temps. C’est l’un des moyens les plus utilisés. Aujourd’hui tout individu se renseigne et cherche des réponses sur Internet. La refonte du site était une nécessité, étant devenue obsolète, nous devions nous pencher dessus pour proposer un service de renseignements instantané et agréable à découvrir. Etant un site départemental, l’idée d’y intégrer un membre de l’équipe de chaque MFR de Loire Atlantique était une très bonne idée ; c’est ce qui m’a plus dans ce projet. Outre le fait d’apprendre à gérer le site, le fait de découvrir et de partager les points de vue de chaque membre, m’a beaucoup appris sur les Maisons familiales et rurales. Elodie GUILLOUX, Secrétaire de Direction
Les bénéfices de cette journée de cohésion du comité de projet communication
Cette journée a permis dans un premier temps de lister les attentes de chacun des membres du collectif “coproj communication”, de définir le rôle de la fédération départementale du 44 et la relation avec la structure nationale.
Les attentes des membres du comité de projet communication
- Avoir des outils différents de Publisher ou Word (exemple suite adobe Indesign, Photoshop, Illustrator)
- Se former (réseaux sociaux, outils PAO…)
- Mutualiser les savoir-faire
- Sortir de l’isolement et mutualiser nos actions
- Définir un plan de communication pour structurer les actions
- Apprendre à faire différemment pour aller plus vite car le temps de travail n’est pas extensible
- Comprendre comment être efficace en communication
- Créer de la cohésion entre les MFR et la fédération du 44
- Créer de l’échange et du partage (idées, bonnes pratiques, expertises…)
- Avoir un animateur de réseau pour centraliser et animer le groupe
Le rôle de la fédération du 44 dans le « coproj communication » :
La stratégie de la fédération vise à valoriser l’image et la notoriété des MFR pour “casser » certains préjugés.
Elle doit également relayer les actualités des MFR en particulier sur le recrutement de nouveaux élèves et des portes ouvertes. (ex. un partage des posts Facebook chaque semaine). Chaque MFR est mise en avant au moins une fois par mois sur la page de la fédération.
Le but des actions de communication de la FD44 n’est pas orienté exclusivement sur le recrutement., bien au contraire. Elle vise, avec l’action du comité de projet “communication” ;
- à prendre de la hauteur et mener des actions de communication valorisant la notoriété et les valeurs des MFR
- à fédérer les équipes et renforcer le sentiment d’appartenance au mouvement des MFR.
Le lien avec l’Union nationale des MFR :
La synergie avec la communication du national passe par différents canaux :
Les premières actions du comité de projet communication
En décembre 2020, une nouvelle réunion du comité de projet communication permet de continuer à coconstruire la communication du collectif autour de 4 étapes :
- La définition de la stratégie et la plateforme de marque des MFR
- Le choix des outils d’échanges d’information et de suivi du projet
- Définir le plan d’action en fonction des priorités stratégiques
- Mettre en œuvre les actions (différents canaux : impression papier, digital, événementiel…)
La définition de la stratégie et de la plateforme de marque
Il est important de définir le sujets communs de communication pour les MFR du 44 ?
La stratégie de communication de la FD44 et du comité de projet communication vise à atteindre 3 objectifs :
- Fédérer les équipes
- Améliorer image et notoriété
- Promouvoir et faire de la publicité
Le choix des outils d’échanges, d’information et de suivi du projet
Le comité de projet communication met en place un DRIVE commun pour centraliser l’ensemble des fichiers utiles au collectif. Chacun retrouvera les CR de réunion, le planning d’action prévisionnel commun et pour chaque MFR, tous les documents nécessaires au fonctionnement de ce collectif.
Définir le plan d’action en fonction des priorités stratégiques
Le « coproj communication » réalise un planning sur 12 mois pour anticiper les actions de communication sur différents canaux : communication traditionnelle (print), communication digitale (web) et événementiel.
Répertorier les dates clés, les événements et sujets répétitifs sur une année scolaire (rentrée scolaire, portes ouvertes, réussites scolaires, Orientibus, ouverture des bourses …)
Cette vision annuelle a permis d’identifier les dates disponibles pour élargir les actions à mener.
Mettre en œuvre les actions (différents canaux : print, digital, événementiel)
Deux actions sont mises en œuvre en priorité.
Premièrement, la refonte du site Internet de la Fédération départementale des MFR de Loire-Atlantique. Un outil important ; il représente l’ensemble des MFR 44. Pour cela, un échange d’opinions fut nécessaire pour valider les contenus, l’arborescence, la mise en forme dans le respect de la nouvelle charte graphique nationale (couleurs, logo, typographie…) pour relancer une image dynamique et positive des MFR.
Deuxièmement, le community management. Le collectif rédige une ligne éditoriale commune pour dynamiser les interactions sur les réseaux sociaux :
- Catégoriser les thématiques pertinentes à relayer sur les réseaux et associer des « hashtags » pour renforcer et montrer la cohésion entre les MFR. #vierésidentiellemfr / #vieassociativemfr / #evenementmfr
- Identifier les sujets susceptibles d’être relayés entre chaque établissement et ceux propres à leur MFR
La ligne éditoriale et qui partage quoi ?
Les bonnes pratiques définies par le comité de projet communication
Quelques trucs et astuces pour booster la visibilité du collectif et partager les posts de chacun.
- Partager ou faire un commentaire est plus engageant pour que le post soit visible
- Liker la page de chaque MFR pour suivre son actualité
- Inviter les jeunes à liker la page de la MFR et de la fédération (mettre votre @mfr44fede = compte facebook dans votre signature mail)
- Utiliser les # en lien avec la thématique du post
- Faire la promotion (pub d’un post)
- indiquer MFR CFA + nom de la MFR « MFR CFA Legé »
La communication : une activité qui nécessite du temps et des compétences
En février 2021, un premier écueil « grippe » un peu la machine, le manque de temps. Les membres du comité de projet communication sont très motivés mais manquent de temps dans leur quotidien pour mettre en œuvre les actions définies.
Ainsi, il est nécessaire d’inviter les directeurs des MFR et l’ensemble des bureaux à dégager du temps dans les équipes pour mener à bien une communication cohérente.
Malgré cette difficulté, le collectif continue son travail de fond et définit avec précision plusieurs points importants :
- (re)définition des cibles (prioritaires et secondaires) des MFR ainsi que leurs attentes, contraintes, les questions qu’elles se posent ?
- L’analyse du parcours client (du suspect, au prospect, en passant par le client qui devient ambassadeur)
Ce travail permet de mettre en lumière les sujets qui nourriront l’ensemble des outils de communication traditionnelle et numérique – médias et hors médias (articles sur le site web, posts sur les réseaux sociaux, argumentaires sur les affiches de portes ouvertes…)
Exemple de contrainte et proposition de message associé en communication qui lève ce frein :
Un suivi du ROI (retour sur investissement) des actions de communication
Les premières actions menées sont suivies statistiquement et en progression. Chaque MFR partage les posts Facebook en fonction de ses disponibilités. L’objectif est bien de mesurer l’efficacité des actions mises en œuvre.
Sur le nouveau site web de la FD44, mis en ligne en janvier 2021, la refonte a permis de conserver le nombre de visiteurs initial et de l’augmenter dans la durée.
Le site reste en parfaite adéquation avec le mouvement que les MFR de Loire Atlantique veulent montrer : un travail d’équipe pour une communication rapide et efficace. Grâce à l’équipe DESJEUX Créations, il permet de lier toutes les MFR entre elles afin de rediriger les internautes vers les différentes MFR de Loire-Atlantique selon leurs besoins.
Des échanges sur les bonnes pratiques en communication
Les échanges sur les affiches des portes ouvertes ont permis aux membres de développer et de partager leur connaissance sur différents logiciels comme « Canvas ».
Un nouveau plan d’action pour 2021-2022
Les idées ont commencé à se dessiner pour progresser dans l’élargissement de la communication, en voici quelques illustrations :
- Les 10 MFR réunies en sortie scolaire
- Participation aux forums, salons de la région
- Publications (presse, panneau d’affichage, flyers…)
- Intervenant extérieur connu
- Démarchage auprès des collèges, CIO, partenaires…
Mais pour cela, un budget est défini en amont avant de valider certaines de ses idées.
Une synthèse de la première année et des perspectives pour la suite…
Avec la situation sanitaire, le groupe n’a pas pu se réunir aussi souvent pour cette fin d’année scolaire. Cependant, entre mai et juin 2021 plusieurs échanges ont eu lieu. Le comité de projet “communication” :
- a sélectionné et organisé les projets pour l’année scolaire 2021-2022,
- a complété le plan de communication pour cette deuxième année.
Une synthèse des actions auprès des directeurs des MFR
Le comité de projet communication a présenté en juin 2021 la synthèse des actions menées et des projets d’actions à venir associés à un budget. Ce travail collectif a mis en lumière de nombreuses joies et beaucoup de plaisir de voir émerger de belles synergies. Il a aussi mis en évidence que la communication n’était pas anecdotique. Elle nécessite du temps et de l’investissement pour les équipes. Les directeurs sont invités à accompagner les chargé.e.s de communication pour leur permettre de mener à bien efficacement cette mission comme les autres tâches du salarié.
Un plan d’action 2021-2022 ambitieux pour les MFR de Loire Atlantique
L’envie de se démarquer et de changer le regard des jeunes sur les MFR est très vive au sein du groupe. « Pour marquer le coup », le groupe a validé trois temps forts pour cette année 2021-2022.
- Un événement festif au Puy du Fou en septembre 2021
- L’opération influenceur “Casser les préjugés” janvier 2022
- Lancement d’une campagne de référencement naturel sur le site de la FD44 (backlinks) (année 2022)
Bilan après un an de comité de projet communication
Ce qui ressort de cette première année de comité de projet communication est plutôt positif, avec des points d’amélioration. Chacun exprime son vécu, son ressenti de cette année de travail en commun (points forts, points d’amélioration, bénéfices, contraintes, autres…)
Le point de vue des MEMBRES du coproj communication :
Points forts
- la rencontre avec une personne de chaque MFR – la découverte de l’autre
- entraide et partage des avis sur les bonnes pratiques de la com’
- ce groupe est utile – on a envie de bosser ensemble – mais le quotidien nous freine car la com’ est chronophage
- disparité entre les MFR qui fait la force du réseau – certains maîtrisent mieux que d’autres donc celui qui maîtrise transmet à l’autre qui connaît moins
- se donner un objectif commun – prendre de la hauteur ensemble – fonctionner en réseau
- la découverte des métiers de chaque MFR par chacun
Points de vigilance :
- la pérennité dans le temps : c’est important de maintenir ces postes de com’ dans la durée
- chaque MFR n’est pas sur le même pied d’égalité, les petites MFR ont moins de moyens, moins de budget, moins de temps
- la com’ c’est un métier – il faut du temps et des compétences
- plus de partage et une bonne définition des tâches de chacun au sein de la MFR
- je n’ai pas forcément pris le temps de partager les infos des autres sur Facebook – je manque de temps
- garder une autonomie de chaque MFR – mais œuvrer en commun
- il faut aussi que l’équipe de chaque MFR participe à fournir des infos et des contenus pour les sites & la page Facebook – impliquer les équipes de chaque MFR et les sensibiliser au fait que la com’ est la force du collectif
- améliorer la remontée des informations (d’une part des équipes vers le référent com’ et d’autre part du référent com’ vers la fédération du 44)
Pistes d’évolution :
- besoin de formation – concrète – pour mieux maîtriser les outils
Le point de vue des DIRECTEURS des MFR du 44
Points forts
- la force du collectif des équipes plutôt que les directeurs
- il y a un besoin des équipes de se retrouver – partager – échanger – les équipes ont besoin de s’exprimer et de donner des idées
- construire des outils communs
- excellent travail sur le site Internet – un vrai outil bien fait
Points de vigilance :
- manque de temps également pour m’en occuper
- il y a sûrement d’autres groupes à créer sur d’autres sujets
- passer d’un groupe de travail à un collectif cela permet de parler de la MFR en étant en dehors de la MFR
- sortir de cette logique de communication trop centrée sur le recrutement – communiquer sur l’image
- accorder de la reconnaissance au chargé.e de com’ et à l’ensemble des équipes
Points d’évolution :
- Quelle place ? Quelles ressources ? Quel temps ?
- Comment je vis mon poste dans ma maison ? Quand j’identifie une fiche de poste communication dans ma maison. Ce poste doit résister au temps. Il faut définir le profil de poste pour pérenniser la fonction.
- Créer de la continuité – garder le groupe – continuer à travailler sur l’actualité
Conclusion du coproj communication 2020-2021
Une belle dynamique s’est installée dans ce collectif autour de cette thématique de communication. Des points d’amélioration sont identifiés pour 2022-2023 et un suivi des retombées des actions menées en 2021-2022 permettra d’ajuster le plan d’actions. La force du collectif au service de chaque MFR, c’est un véritable atout pour valoriser l’image des MFR auprès des différents publics.
Méthodologie pour créer son comité de projet communication
Peut-être que notre action va faire des émules ? Nous le souhaitons. Voici donc une méthode avec quelques étapes clés pour réussir votre lancement de coproj communication.
- Réaliser un audit d’image pour définir les forces et les faiblesses de votre organisation en terme de communication (nous recommandons la méthode ethnomarketing qui permet de capter les usages et les freins)
- Organiser une journée de cohésion de l’équipe du coproj communication ludique et conviviale pour fédérer les équipes autour d’une même motivation
- La définition de la stratégie et la plateforme de marque des MFR (en particulier l’identification des cibles et de leurs contraintes – le parcours client)
- Le choix des outils d’échanges d’information et de suivi du projet
- Définir le plan d’actions en fonction des priorités stratégiques
- Mettre en œuvre les actions (différents canaux : print, digital, événementiel)
- Définir des indicateurs de performances (KPIs) pour mesurer le retour sur investissement des actions (ROI)
En espérant que ces témoignages seront inspirants 😋 pour vous et vos équipes.
N’hésitez pas à nous contacter pour toute précision.
Le comité de projet communication des 10 MFR de Loire-Atlantique.
